Panduan Notifikasi Sistem
Notifikasi Sistem adalah email yang dikirim otomatis oleh Sistem Manajemen PERPI setiap kali terjadi suatu aksi atau perubahan status pada aplikasi — tanpa perlu ditulis atau dikirim secara manual oleh siapa pun. Seluruh notifikasi dikirim dari alamat resmi notifications@perpi.id dengan nama tampilan PERPI.
Panduan ini tidak membahas satu per satu jenis notifikasi yang ada (jumlahnya cukup banyak dan terus bertambah). Fokus panduan ini adalah apa yang dilakukan sistem secara umum dan cara memeriksa log/riwayat pengirimannya.
Apa yang Memicu Notifikasi Otomatis?
Secara umum, notifikasi dikirim otomatis pada kategori berikut:
- Aplikasi Keanggotaan — mis. saat pengajuan dikirim, perlu revisi, atau ditolak.
- Wawancara & Kunjungan Kantor — mis. penugasan pewawancara, undangan wawancara ke PIC.
- Rapat Pleno — mis. jadwal rapat, hasil keputusan, dokumen pendukung tersedia.
- Keuangan & Iuran — mis. invoice diterbitkan, bukti pembayaran diunggah, pembayaran dikonfirmasi, sertifikat diperbarui.
- Event — mis. tiket dikonfirmasi, invoice acara, undangan delegasi.
- Autentikasi Akun — reset kata sandi (dikirim dari
noreply@perpi.id, terpisah dari sistem di atas). - Pengingat Terjadwal (Cron) — dijalankan otomatis oleh sistem secara harian/mingguan, mis. pengingat sertifikat akan kedaluwarsa, member nonaktif, atau tagihan iuran/invoice yang belum dibayar.
Setiap email notifikasi menggunakan template baku sesuai jenisnya, dan selalu mencantumkan sekretariat@perpi.id sebagai kontak bantuan di bagian footer.
Halaman "Jadwal Notifikasi" (Sidebar → Email → Jadwal Notifikasi, tersedia untuk Leader & Finance) menampilkan pratinjau siapa saja yang akan menerima pengingat terjadwal (cron) berikutnya, tanpa benar-benar mengirim email.
Cara Memeriksa Log Notifikasi
Tersedia dua halaman log yang berbeda tujuannya — pastikan menggunakan halaman yang sesuai kebutuhan.
Riwayat Notifikasi (Email Logs)
Sidebar → Email → Riwayat Notifikasi — dapat diakses oleh Leader dan Finance.
Halaman ini adalah catatan internal aplikasi — mencatat setiap email yang dicoba dikirim oleh sistem (baik notifikasi otomatis maupun Email Blast), lengkap dengan status berhasil/gagalnya.
Kolom yang ditampilkan:
- Waktu Pengiriman
- Dikirim Kepada — nama & email penerima, termasuk Cc/Bcc bila ada.
- Kategori Email — jenis notifikasi (mis. "Pengajuan Aplikasi", "Pembayaran Dikonfirmasi", "Pengiriman Email (Blast)").
- Keterangan Sistem — badge Terkirim atau Gagal (arahkan kursor pada badge Gagal untuk melihat pesan error).
Gunakan filter Status (Semua/Berhasil/Gagal) dan Kategori Email, atau kolom pencarian berdasarkan email/nama penerima, untuk mempersempit hasil. Statistik ringkas (Total, Berhasil, Gagal) ditampilkan di bagian atas, dan tabel dapat diekspor ke spreadsheet.
Gunakan halaman ini untuk menjawab: "Apakah sistem sudah mengirim email X ke member Y, dan apakah berhasil?"
Butuh bantuan?
Jika menemukan email notifikasi yang tidak sesuai atau tidak terkirim, silakan hubungi kami di sekretariat@perpi.id.